Software gestión de compras
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Software gestión de compras: pasos
Cualquier proceso en la gestión de compras debe componerse de varios pasos o aspectos para poder procesar toda la información. Una ayuda para estas tareas es el Software gestión de compras.
La planificación de estos pasos es muy importante ya que todos están entrelazados y se alimentan entre sí.
Aunque el proceso de gestión de compras varía entre una industria y otra, los seis pasos esenciales para llevarla a cabo eficazmente siguen siendo los siguientes:
Solicitar la compra o reposición
En este paso de la gestión de compras se trata de identificar una necesidad, es decir, qué debemos comprar, cuánta cantidad y en qué momento se necesita.
Existen dos formas de solicitar una compra, a través de un formulario haciendo una forma manual, y otra qué se hace de forma automática a través de un Software gestión de compras como el que tiene Foreplanner.
Aunque esta reposición quizás pase por un proceso de aprobación, en donde se autoriza a comprar el artículo, es estrictamente necesaria para comenzar el proceso de gestión de compras.
Selección del proveedor
La mayoría de las personas que trabajan en en la gestión de compras saben el proveedor adecuado para adquirir el artículo que se necesita.
De lo contrario, se inicia un proceso de solicitud de cotización para identificar rápidamente al mejor proveedor. Evaluando así aquel que muestre mejor relación entre el precio ofrecido y el plazo de entrega.
Generar la orden de compra
Gracias al software gestión de compras podrás enviar una orden de compra al proveedor la cual puede ser física o electrónica, en el momento adecuado.
De esta manera se le informa sobre la intención de compra. A través de esta orden se identifican los artículos que se van a adquirir, así como también la cantidad que se requiere y el precio.
Otros datos importantes deben ser la dirección de entrega y todo lo relacionado con los términos y condiciones del pedido.
Despacho
En esta fase de la gestión de compras el proveedor despacha sus bienes a la empresa.
Es necesario evaluar siempre los plazos de entrega y constatar si son viables para nuestra organización, ya que hay que permitir que el proveedor elabore el artículo durante un tiempo prudencial
Llegada de la mercancía
Una vez que la mercancía entre a la empresa, esta debe pasar por un proceso de recepción en donde se comprueba que el pedido está correcto.
Facturación y pago al proveedor
Por lo general al momento del envío, el proveedor emite una factura junto a la mercancía. Otros proveedores bien lo hacen por separado.
Cualquiera que sea la metodología, esta factura debe ser recibida por el departamento de finanzas para que pueda ser procesada y pagada correctamente, previa revisión del pedido.
Resumen
Gracias al Software gestión de compras, los procesos puede estar automatizados en la medida de las posibilidades económicas de cada una.
Es entonces ya no hablamos de formularios de papel, sino de formularios electrónicos y aunque las reglas de aprobación en algunas organizaciones suelen ser más estrictas que en otras, los fundamentos esenciales de la gestión de compras siguen siendo los mismos.
