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Optimización del Inventario o el Arte de lograr el Inventario Óptimo

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La Optimización del Inventario o el Arte de lograr el Inventario Óptimo

La optimización del inventario sigue siendo un desafío, no solo para las pequeñas y medianas empresas, también para las grandes organizaciones. Un adecuado nivel de inventario es una garantía de funcionamiento y es clave para la competitividad.

Las existencias de producto terminado nos permiten dar respuesta inmediata a las necesidades de nuestros clientes, lo que representa una ventaja competitiva en el mercado.

Las existencias de materias primas y semielaborados nos garantizan la continuidad de las operaciones, lo que nos permite disponer de los productos terminados a tiempo para ofrecer un buen nivel de servicio.

El inventario tiene un coste, no solo de materiales y producción (materias primas empleadas, coste de producción y manipulación, costes indirectos, etc.), también costes relacionados con el espacio necesario para mantener el inventario (coste del espacio, equipamiento y personal del almacén, mantenimiento, seguros …), y un coste asociado a la inversión que esto representa.

Pero además, tener inventario supone un riesgo de pérdida económica por posible obsolescencia. Es posible que algunos artículos del inventario nunca se lleguen a vender ni se requieran en la producción, en cuyo caso tendrán que ser desechados (scrap) a un precio muy reducido o a pérdidas. Si nuestros productos son perecederos este riesgo será obviamente mucho mayor, pero también los cambios tecnológicos o “de moda” en nuestro sector pueden convertir en obsoletos nuestros productos en stock.

El reto es encontrar el equilibrio, un nivel de stock lo suficientemente alto, que nos asegure no perder ninguna venta por un problema de disponibilidad o plazos de entrega demasiado altos, pero que no represente un coste y un riesgo  excesivos.

Buenas prácticas para optimizar el inventario 

Nos enfrentamos pues a un doble objetivo: necesitamos tener stock para poder ofrecer un buen nivel de servicio y garantizar la continuidad de las operaciones, pero a la vez debemos minimizar la inversión y el riesgo que represente dicho stock. ¿Qué podemos hacer para conseguir el equilibrio entre estos 2 objetivos aparentemente contradictorios? Como siempre, no hay una receta mágica, pero sí algunas buenas prácticas que nos pueden ayudar a conseguirlo.

Establece un sistema de gestión alineado y sincroniza las operaciones

El inventario, las compras y el aprovisionamiento, la producción, las ventas … la cadena de suministro debe actuar como tal, sincronizada, de manera que todas las actividades reaccionen de forma coordinada para ajustarse a las variaciones que se produzcan en ella. Si hay cambios en el plan de producción, deben trasladarse al aprovisionamiento, de esta manera evitaremos tener un stock de materias primas que no vamos a necesitar. Si hay cambios en la demanda se deberán trasladar igualmente a la producción y al aprovisionamiento. El sistema tiene que reaccionar de manera coordinada para evitar roturas y sobrestocks.

Los sistemas de información que garantizan la coordinación de las operaciones y la aplicación de metodologías como S&OP pueden ayudarte.

 Ajusta tu forecast

Una buena previsión de la demanda te permitirá adelantarte en aquellos artículos que van a ser demandados y frenar aquellos cuya demanda vaya a caer. La demanda no suele ser estable, varía estacionalmente, por el ciclo de vida de los productos, o por tendencias del mercado. Es muy variable y no tiene sentido mantener niveles de stock fijos cuando la demanda no lo es.

Un buen sistema de previsión de la demanda te ayudará a mantener en forma tu inventario.

Analiza, evalúa y ajusta tus SKUs (Stock Keeping Units o Referencias Inventariables)

Audita tu inventario, y analiza todas las referencias, sus índices de rotación, sus niveles de stock, sus previsiones de demanda y la cobertura que supone, la clasificación ABC en términos de volumen y valor, su nivel de riesgo de obsolescencia, etc.

Ajusta los parámetros de gestión de inventario de cada referencia en función de su clasificación. No es lo mismo tener altos niveles de inventario de un artículo de poco valor y poco riesgo, que de un artículo de alto valor sujeto a grandes variaciones tecnológicas o altamente perecedero. O de un artículo con alta rotación que de un artículo que apenas se vende.

Define el nivel de inventario óptimo de cada artículo y cual es el nivel de stock de seguridad necesario en cada caso para cumplir con los objetivos de coste y nivel de servicio.

Utiliza un sistema de gestión que te permita realizar estos análisis y ajustes de manera regular en el tiempo. Con la velocidad a la que varía el mercado no sirve hacerlo una vez al año, hay que revisarlo constantemente.

Reduce los Lead Time de fabricación y aprovisionamiento, y mejora la fiabilidad de tus procesos de fabricación y proveedores

Analiza y mejora tus procesos. En la medida en la que podamos ajustar los plazos de entrega y la calidad de los procesos de la cadena de suministro, podremos ajustar el inventario de los productos implicados. Un plazo de entrega de  meses requiere un nivel de inventario con mayor cobertura que si el proveedor lo tenemos a pocos días de respuesta. Asegura la calidad y la fiabilidad. Unos buenos niveles requieren un menor nivel de inventario para cubrir mermas, posibles problemas de calidad, e interrupciones o retrasos en el suministro.

Aplicar los principios y herramientas lean, que nos ayudarán a identificar los factores de “desperdicio” e irregularidades.

Ajusta los tamaños de lote en fabricación y aprovisionamiento

Unos tamaños de lote elevados pueden ser muy favorables para reducir los costes de fabricación y compra, pero si no están bien dimensionados, pueden suponer un extra coste de inventario muy superior al beneficio que nos puede reportar aumentar la cantidad. El “lote económico” debe minimizar tanto el coste asociado a la compra/producción, como al mantenimiento del inventario que acarree, de nuevo hay que encontrar el equilibrio.

Optimiza la Cadena de Suministro 

En definitiva, optimiza la Cadena de Suministro. Según el CSCMP, la gestión de la cadena de suministro es la gestión activa de las actividades de la Cadena de Suministro para maximizar el valor del cliente y lograr una ventaja competitiva sostenible. Las actividades de la cadena de suministro abarcan desde el desarrollo de productos, el abastecimiento y la producción hasta la logística, así como los sistemas de información necesarios para coordinar estas actividades.

Una buena gestión de la cadena de suministro nos ayudará a mantener los niveles de stock ajustados y equilibrados y esto nos llevará a ser más competitivos. No es fácil, hay una gran variabilidad en la demanda, el mercado es exigente y se mueve muy deprisa, ý el nivel de complejidad es cada vez mayor, pero afortunadamente existe tecnología y sistemas de información avanzados que nos pueden ayudar, y mucho, a conseguirlo. ForePlanner es un buen ejemplo de ello.